El Ministerio de Sanidad y Política Social, en su decidido compromiso por respetar el derecho a la Protección de Datos de Carácter Personal, y con el firme objetivo de garantizar su cumplimiento en todo momento, ha emprendido los trabajos de auditoría bienal de ficheros con datos personales correspondiente al año en curso, tal y como recoge entre sus obligaciones y medidas de seguridad el desarrollo reglamentario de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

En este sentido, el Ministerio de Sanidad y Política Social, se ha servido del Sistema de Protección de Datos Personales desarrollado por Grupo SIA, lo que le ha permitido abordar todo el proceso de adecuación y cumplimiento de las previsiones contenidas en la LOPD, procurando ajustarse a sus obligaciones y requerimientos técnicos y organizativos, dotando de mayor seguridad a sus sistemas de información, y verificando la adaptación, adecuación y eficacia de las medidas de seguridad implantadas.

Para la consecución de dicho objetivo, se concretó en el alcance del proyecto, revisar todos los sistemas de información e instalaciones de tratamiento, de todos los Órganos y Centros directivos; Subdirecciones Generales; Organismos Dependientes y Entidades Gestoras, que tuvieran ficheros declarados e inscritos en el Registro General de Protección de Datos.

En total, el alcance de la auditoría ha comprendido 32 unidades organizativas dependientes o adscritas al Ministerio, bajo la directriz de la Subdirección General de Tecnologías de la Información que ha liderado las tareas de elaboración, desarrollo y ejecución del plan de actuación, coordinando y supervisando dichas actuaciones en colaboración con el equipo técnico de Grupo SIA, que ha prestado servicios de soporte y asistencia especializada a los diferentes actores implicados, englobando Responsables Técnicos y de Seguridad, Responsables de Fichero e interlocutores, copartícipes en todo momento del proceso de auditoría.

Para ello, con carácter previo y fundamental para el correcto desarrollo de los trabajos de auditoría propiamente dichos, se ha llevado a cabo un intenso programa de Formación y Concienciación en materia de protección de datos, donde se ha trasladado a todo el personal implicado los conocimientos precisos para afrontar los trabajos y objetivos propuestos, así como las habilidades y destreza necesarias para la implantación efectiva y manejo del Sistema de Protección de Datos Personales.

Así mismo, aprovechando al máximo las funcionalidades que ofrece el Sistema de Protección de Datos Personales implantado, y los esfuerzos derivados del proceso de auditoría, se ha procedido a la elaboración y actualización de los Documentos de Seguridad del Ministerio, homogeneizando tanto su estructura y contenido, como la concentración en un repositorio centralizado de todos los Documentos de Seguridad existentes, lo cual ha permitido llevar un control permanente sobre los mismos, así como su mantenimiento y actualización de manera constante.

De igual modo, se ha prestado especial atención a la necesidad de fijar los criterios que son de aplicación a los ficheros y tratamientos no automatizados. En este sentido, el Reglamento de desarrollo de la LOPD ha establecido un marco de actuación para el Responsable de fichero y los encargados del tratamiento, en cuanto a las medidas de seguridad que deben ir destinadas al archivo y custodia de soportes y documentación en papel, garantizando la correcta conservación, confidencialidad y disponibilidad de los datos de carácter personal objeto de tratamiento, independientemente del soporte que los contenga.

Con todo, mediante la implantación y puesta en producción del Sistema de Protección de Datos Personales, el Ministerio de Sanidad y Política Social se ha dotado de los medios y la capacidad necesarios para garantizar el mantenimiento de los trabajos realizados, encontrándose en disposición de

• Mantener el Inventario actualizado de ficheros
• Automatizar el proceso de Auditorías bienales de ficheros
• Elaborar los correspondientes Informes de Auditoría
• Actualizar los Documentos de Seguridad existentes y, en definitiva,
• Asegurarse el cumplimiento de la Obligaciones y Medidas de Seguridad, técnicas y organizativas contenidas en la normativa de referencia.

Todo ello, en una apuesta decidida por la mejora constante de la seguridad de sus sistemas de información y procedimientos para la correcta protección de sus activos de información y, fundamentalmente, aquella que contiene datos especialmente protegidos de carácter personal.

María Luisa Ruiz
Ministerio de Sanidad y Política Social

Javier Pérez García
Álvaro Hornero
Grupo SIA